Trendy v zajišťování služebních cest: Co dnes firmy očekávají od TRAVEL AGENTA?

Travel Agent je partner, který pomáhá plánovat, organizovat a zajišťovat služební cesty od jejich objednání až po návrat cestujícího.

V praxi může zajistit nejen letenky, ale také ubytování, pronájem auta, transfery nebo cestovní pojištění. Zároveň může firmám pomáhat s nastavením cestovních pravidel, schvalováním služebních cest, evidencí cest a nákladů nebo s řešením změn a nečekaných situací během cesty.

A právě s tím, jak se firemní cestování mění, rostou i očekávání firem od jejich travel agenta.

CENA UŽ DÁVNO NENÍ JEDINÝM KRITÉRIEM

Jedním z největších požadavků firem zůstává samozřejmě cena. U služebních cest je ale potřeba dívat se na ni v širším kontextu.

Nejlevnější letenka nemusí být ve výsledku nejvýhodnější.

Co když znamená několik hodin navíc na cestě? Dva přestupy místo přímého letu? Odlet brzy ráno, kvůli kterému musí zaměstnanec přijet na letiště uprostřed noci? Nebo přílet pozdě večer, který znamená další náklady na ubytování a čas?

Cena letenky je jen jednou částí celkových nákladů služební cesty.

Proto firmy stále častěji řeší také čas strávený na cestě, pohodlí, vhodné časy odletů a příletů nebo spolehlivost konkrétního spojení.

Travel agent dnes řeší mnohem více než letenky

SOUČASNÉ FIREMNÍ CESTOVÁNÍ JE KOMPLEXNÍ PROCES

Od travel agenta se očekává například:

• rychlé vyhledání a rezervace vhodného spojení
• zajištění letenek a dalších cestovních služeb
• zajištění ubytování, transferů, pronájmu vozů nebo cestovního pojištění
• online objednávání a schvalování služebních cest
• evidence cest a souvisejících nákladů
• přehledy a statistiky o služebních cestách
• sledování firemních podmínek a cestovní politiky
• vyjednávání speciálních cen
• práce s bonusovými a věrnostními programy
• dostupnost v případě, že se během cesty něco změní

Právě poslední bod je často důležitější, než se může na první pohled zdát.

Když se něco pokazí, začíná skutečná práce

Letenku si dnes lze zakoupit online, bez travel agenta.

Co ale nastane, když je let zrušený? Když cestující nestihne navazující spoj? Když se změní program služební cesty nebo je potřeba najít alternativní spojení během několika hodin?

V takové chvíli už nejde pouze o cenu.

Jde o čas, zkušenost a člověka, na kterého se můžete obrátit.

Právě proto může mít pro firmu spolupráce s travel agentem hodnotu, která není vidět přímo v ceně jedné letenky.

KAŽDÁ FIRMA MÁ JINÉ PRIORITY

Z našich zkušeností se přístup ke služebním cestám výrazně liší.

Některé firmy mají nastavenou cestovní politiku velmi striktně a hlavním kritériem je co nejnižší cena. Cestující jsou ochotni přizpůsobit čas odletu, počet přestupů nebo délku cesty tomu, aby byla cesta co nejlevnější.

Jiné firmy naopak řeší především čas a efektivitu.

Potřebují, aby zaměstnanec dorazil na jednání odpočatý a včas. Preferují vhodný čas odletu a příletu, kratší cestu nebo přímé spojení. Cena je důležitá, ale není jediným rozhodovacím kritériem.

A právě mezi těmito dvěma přístupy existuje celá řada dalších variant.

Pro jednoho cestujícího může být ideální let s přestupem za nižší cenu.

Pro jiného může být výrazně hodnotnější přímý let, který ušetří několik hodin.

Úkolem travel agenta proto není automaticky hledat nejlevnější letenku.

Jeho úkolem je najít řešení, které odpovídá konkrétním potřebám firmy a cestujícího.

A zároveň dokázat tyto priority propojit s firemní cestovní politikou a rozpočtem.

TRAVEL AGENT JAKO PARTNER, NEJEN PROSTŘEDNÍK

Technologie dnes umožňují rezervovat téměř cokoliv online. To ale neznamená, že osobní servis ztrácí význam.

Naopak.

Čím složitější jsou požadavky na služební cestování, tím větší význam může mít partner, který se dobře orientuje ve světě cestování, zná možnosti trhu i pravidla jednotlivých poskytovatelů a zároveň zná potřeby firmy, její cestovní politiku a preference jednotlivých cestujících.

Dobrý travel agent tak není jen někdo, kdo vystaví letenku.

Je to partner, který pomáhá firmě šetřit čas, hlídat náklady, nastavovat efektivní procesy a v případě potřeby řešit situace, které se nedají naplánovat předem.

A možná právě v tom spočívá jedna z největších změn v oblasti firemního cestování: nejde už jen o to, kam cestující poletí a za kolik. Jde o to, jak celý proces funguje před cestou, během ní i po návratu.

Ve FLY UNITED proto ke služebnímu cestování přistupujeme komplexně.
Nezaměřujeme se pouze na nalezení konkrétní letenky, ale i na to, aby celá cesta dávala smysl – z pohledu času, nákladů i potřeb cestujícího.

Od letenek přes ubytování, transfery a cestovní pojištění až po podporu v průběhu cesty.

Protože když jde o služební cestu, někdy není nejdůležitější najít nejlevnější možnost. Důležité je najít řešení, které má největší smysl.